¿Qué ERP necesito? Te ofrezco 8 valiosos consejos

Si bien un ERP es una de las principales herramientas que una empresa hoy día necesita para poder escalar sus logros, no todo el mundo sabe exactamente qué es un ERP y para qué sirve.

Existen tantas herramientas empresariales que un número importantes de emprendedores y empresarios desconoce éste término.

Así pues, antes de ofrecer los consejos para escoger un buen ERP para tu negocio, primero te voy a explicar qué es y que significan sus siglas.

¿Qué significa ERP?

¿Qué significa ERP?

Por sus siglas en inglés, ERP significa: ‘Enterprise Resource Planning‘ o traducido al español: ‘Planificación de Recursos Empresariales’.

Así pues, con esta simple traducción, entendemos que se habla de un software que es capaz de unificar y gestionar algunos o todos los recursos de una empresa.

Una descripción rápida y vaga, pero suficiente como para entender que hablamos de un sistema informático de gestión empresarial. Wikipedia, ofrece una amplia exposición de lo que significa ERP y sus usos que invito a leer.

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Una vez explicado, brevemente qué significa ERP, vamos a continuar con el cometido del artículo.

El éxito siempre consiste en una buena organización

En primer lugar, marcar metas viables

La estrategia y definición de los procesos de tu empresa son imprescindibles a la hora de tomar una decisión. Por lo que hay que definir metas viables a alcanzar con la implementación de tu sistema de gestión, teniendo en cuenta que no existe ningún ERP que pueda satisfacer todas tus necesidades presentes y futuras sin que el coste sea extremadamente elevado; incluso a veces, imposible de amortizar.

Sé práctico, y todo aquello que esté estandarizado, será una garantía de futuro para tener un ERP sostenible y equitativo.

Carla Monroe

En segundo lugar, listar todas tus necesidades

Listar todas aquellas necesidades que requiere tu ERP, por ejemplo: tiene que poder tener control de todas las oportunidades y seguimiento del cliente (CRM), tiene que tener capacidad de contabilizar las horas de los trabajadores en los proyectos,…
Junto a cada una de las opciones, indica en qué mejorará a tu empresa. En este ejemplo, la mejora será notable en la productividad, en la fidelización del cliente, así como llevar un exhaustivo control del tiempo invertido de un profesional en un proyecto determinado.

En tercer lugar, dar prioridad

Es conveniente que decidas antes de buscar el ERP, cuáles son las prioridades de implementación en tu empresa, ya que esto es primordial. Muchas compañías tienen establecido un control de implementación para el éxito de su ERP y puede no ser adecuado con tus intereses. De cualquier forma, la recomendación del consultor es vital para que el proyecto salga bien.

En cuarto lugar, establecer sólidos compromisos

La adaptación al cambio es un contratiempo en muchas empresas. Muchos usuarios no están dispuestos a la colaboración, por lo que es imprescindible que el equipo encargado de la ejecución del proyecto establezca sólidos compromisos. La mayoría de las veces, la implementación no alcanza el éxito por la falta de compromiso de los usuarios. Esto es importante tenerlo en cuenta.

En quinto lugar, el coste SÍ importa

Vamos a realizar una lista de los ERP’s que se podrían adaptar a nuestro sistema e intereses.

Una empresa que tiene como finalidad el lucro,  el coste SÍ es importante, más aún si su finalidad no es el lucro. Tienes que tener en cuenta los costes de implementación, los de desarrollos, los costes mensuales según el proveedor del servicio, los costes de asistencia y aquellos costes “ocultos” que en muchos contratos no aparecen.

Busca un ERP dónde los costes sean claros y evidentes, sin complicaciones.

En sexto lugar, estudia la capacidad de retorno

Una vez decidido el coste que podemos asumir, debemos estudiar su capacidad de retorno (ROI). ¿Cuánto tiempo voy a necesitar para amortizar mi inversión?

Este estudio es importante analizarlo desde un punto de vista objetivo. La mayoría de las empresas son pequeñas y medianas, y no pueden amortizar una inversión de 60.000€ en poco tiempo (como es el caso de los ERP’s más conocidos y extendidos), por lo que hay que entender que quizás ese tipo de marcas (por muy extendidas que sean) no son las adecuadas para nuestra empresa existiendo excelentes alternativas.

El precio del ERP no es el que determina si es mejor o peor; la determinación viene definida por los intereses de la empresa.

En séptimo lugar, características vitales

  • Si escoges un ERP de pago por uso, no tendrás que desembolsar grandes cantidades al inicio, por lo que la amortización será progresiva.
  • Escoge un ERP con tecnología accesible y de código abierto, esto te permitirá obtener siempre actualizaciones, integraciones con otras aplicaciones, grandes comunidades que te ayuden en la rutina diaria, muchos más profesionales capacitados para el desarrollo, la resolución de problemas técnicos, etc.
  • Ten siempre presente que tu empresa tiene una función, si no asumes que el servicio técnico es imprescindible, tendrás que tener un equipo de desarrolladores informáticos en tu plantilla y eso puede ser muy costoso. Escoge un ERP con un servicio técnico que te dé respuestas en las primeras 24/48 horas de los posibles contratiempos.
  • Debe ser escalable. Esto significa, que debe crecer junto a tu empresa a corto, medio y largo plazo.
  • Si vas a salir al mercado exterior, ten en cuenta que sea reconocido para que la inversión en formación de la plantilla sea menor y de igual forma, como evitar la obsolescencia del programa, también la necesidad que sea multimoneda y mulitcompañía, con la capacidad de gestionar muchos idiomas.

En octavo lugar, ahora toca seleccionar quién instalará e implementará

Ahora que ya has escogido el ERP, debes seleccionar un partner.

  • Escoge un partner que sea capaz de ofrecerte un trato comprensivo y cercano, y por supuesto muy importante es que sea capaz de entender tu idioma en el amplio sentido de la palabra.
  • El partner tendrá la metodología de implementación estándar de su proveedor; estudia si se complementa con tus necesidades.
  • El partner debe poder ofrecerte soporte técnico a corto, medio y largo plazo en caso de necesidades urgentes.
  • Éste puede ser una empresa con equipos de desarrollos integrado así como personas autónomas que trabajan en cooperativas donde colaboran muchos profesionales. Esto es interesante porque este tipo de partners, cuenta con grandes bases de datos de profesionales con los que trabajar y siempre tendrán alternativas a los contratiempos de las empresas.
Una vez seguido todos estos pasos, no olvides que el éxito de la implementación está en la sabiduría de la toma de decisiones internas.

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